Workflow, flujo de trabajo en la gestión empresarial

En español, la expresión flujo de trabajo es la traducción literal del término workflow. Se trata de uno de esos términos que se ponen de moda en los ambientes empresariales y que no todo el mundo sabe definir con exactitud, pues abarca muchos procesos.

En la práctica, el workflow es la automatización de procesos de negocio en los que los documentos, la información y las tareas pasan de unos empleados a otros siguiendo una cierta jerarquía o control, habiéndose establecido previamentes una serie de reglas.

Desde fuera de los ambientes empresariales y los equipos de trabajo, el término workflow suena totalmente desconocido. Para acercanos más a él, desde la web https://www.ser-solutions.es/temas/gestion-de-workflow.html hacen una aproximación a estos procesos, así como algunas recomendaciones sobre la gestión de workflow.

Las aplicaciones del workflow

Entre las aplicaciones del workflow, una de las más destacadas es la de automatizar la secuencia de tareas, acciones o actividades para ejecutar los diferentes procesos de trabajo, con el consiguiente seguimiento del estado de las etapas y las herramientas necesarias para gestionar todo esto.

A nivel empresarial, esto es fundamental porque permite comprobar en qué etapas no están funcionando todos los procesos de trabajo, detectar fallos y así hacer más productivo el trabajo.

Existen, de manera general, tres tipos de actividad en los flujos de trabajo: las actividades cooperativas, las actividades colaborativas y las actividades de coordinación.

El workflow o los flujos de trabajo tienen como propósito fundamental reducir el tiempo y acelerar la realización de las tareas mediante el acercamiento de procesos, personas y máquinas, favoreciendo en los casos que sea posible el trabajo en equipo desde diferentes lugares, de ahí que muchas aplicaciones que permiten esto último aparezcan con el sobrenombre de workflow o similares.

Además de todo esto, la gestión del flujo de trabajo posibilita a organizaciones y empresas controlar recursos, tareas y las reglas para completar todo este proceso buscando una mayor agilidad y productividad.

Con todo esto se pretende conseguir un control de todas las etapas a la vez, al tiempo que se automatizan procesos de trabajo, y existe menor posibilidad de error humano. Vemos que con una buena estrategia de workflow, las empresas dominan mejor todos los procesos internos, y tareas, información y documentos pasan por las manos correctas mediante procedimientos establecidos previamente y bien ejecutados.

Como comentamos anteriormente, en muchos casos se recurre a aplicaciones informáticas y software que ayudan a controlar el flujo de trabajo y todos los procesos internos.

Tipos y objetivos del workflow

Dependiendo de los diferentes flujos de trabajo en las organizaciones, se pueden establecer varios workflow diferentes, si bien esta clasificación en la realidad de las empresas no es tan nítida como en la teoría.

Vemos que existe lo que se conoce como workflow Ad Hoc, flujo de trabajo donde las reglas y normas se crean y modifican durante el proceso de trabajo. Esta forma de gestionar los flujos se diferencia del workflow de producción porque en esta última la dirección del flujo de trabajo es fija y corresponde a acciones preestablecidas y conocidas por todos los que participan en los procesos.

El workflow administrativo es la combinación de ambas posibilidades. En esta forma de organizar los flujos de trabajo existen actividades sin estructura definida, previsibles y repetitivas y otras jerarquizadas y bien estructuradas.

Atendiendo a estas formas de automatización, la gestión de los flujos de trabajo persigue como objetivos fundamentales varios. El primero de ellos es mejorar las comunicaciones dentro de la empresa, haciéndolas más sencillas, más ágiles y mucho más seguras.

Un segundo objetivo a logar es obtener una división de trabajo clara y bien definida, para que sea comprensible por todos los miembros de la organización.

Todo esto tiene como resultado un ahorro en el tiempo y la mejora de la productividad del negocio, por lo que se pueden invertir más recursos en la mejora de atención y servicio a los clientes.

Son ya muchas las organizaciones que se están animando a introducir sistemas de workflow o gestión de flujos de trabajo en sus equipos, pues ven que con ello consiguen lograr un sentimiento de pertenencia al grupo. Los empleados de empresas que adaptan estos sistemas se sienten más reconocidos y valorados, pues saben en todo momento cuáles son sus tareas y que se van a ver gratificadas y bien valoradas.